Pedoman Internal Control
Diposting tanggal: 11 Juli 2013

Satuan Pengawas Intern (SPI)

“Perseroan membentuk Bagian SPI untuk melakukan pengawasan internal sebagaimana diamanatkan oleh Pasal 67 Undang-undang Nomor 19 tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara”

Direksi harus dapat mempertanggungjawabkan segala aktivitas dan hasil usahanya kepada pemegang saham, kreditur, masyarakat dan stake holder lainnya. Untuk itu diperlukan pengawasan internal agar laporan yang dibuatnya sebagai wujud transparansi dapat akuntabel dan dipercaya.

Satu di antara alat Perseroan untuk melaksanakan fungsi manajemen dalam hal pengawasan adalah dengan membentuk Bagian SPI untuk melakukan pengawasan internal sebagaimana diamanatkan oleh Pasal 67 Undang-undang Nomor 19 tahun 2003 tentang Badan Usaha Milik Negara.

Bagian SPI dipimpin oleh seorang kepala yang diangkat dan diberhentikan oleh Direktur Utama. Melalui Surat Keputusan Nomor : 37-SKEP/05.D1/05.10/R/VIII/2011 tentang Mutasi dan Promosi Karyawan Golongan IIIA-IVD di Lingkungan PT PN V (Persero) terhitung mulai tanggal 1 September 2011 Direksi mengangkat Anjar Asmadi sebagai Kepala Biro SPI.

Fungsi SPI

Fungsi dan peran SPI adalah sebagai auditor internal yang membantu Direktur Utama menuju terciptanya Good Corporate Governance serta memberi nilai tambah bagi perusahaan sehingga Perseroan menjadi institusi yang efisien, efektif dan berdaya saing tinggi dalam pengelolaan usaha perkebunan di Indonesia.

 

Pedoman Kerja SPI

Sejak tahun 2007, SPI telah dilengkapi perangkat berupa Internal Audit Charter. Untuk menyesuaikan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku, maka pada tahun 2012 Perseroan telah melakukan update dan review yang ditandatangani oleh Direksi pada tanggal  02 April 2012. Audit Charter tersebut memuat visi, misi, wewenang dan Kewajiban SPI. Di samping Internal Audit Charter, terdapat perangkat lain berupa :

  1. Pedoman Kerja SPI Pedoman ini diberlakukan mulai tanggal 1 Juli 2004 melalui Surat instruksi Nomor : 01- SINS/05.D1/05.SPI/VIII/2004 tanggal 1 Juli 2004 tentang Pedoman kerja dan program Kerja Biro Satuan Pengawasan Intern PT Perkebunan Nusantara V.

Isi dari Pedoman Kerja SPI ini adalah latar belakang serta maksud dan tujuan dibentuknya SPI, wewenang dan tanggung Jawab SPI, standar independensi, standar kemampuan/keahlian, standar lingkup kerja audit, standar pelaksanaan dan pelaporan audit, standar pengelolaan , serta pemberlakuan Pedoman SPI.

  1. Langkah-langkah Pemeriksaan Kerja Operasional Secara Umum SPI Pedoman ini diberlakukan mulai tanggal 1 Juli 2004 melalui Surat instruksi Nomor : 01-SINS/05.D1/05.SPI/VIII/2004 tanggal 1 Juli 2004 tentang Pedoman kerja dan Program Kerja Biro Satuan Pengawasan Intern PT Perkebunan Nusantara V.

Isi dari Langkah-langkah Pemeriksaan Kerja Operasional Secara Umum SPI ini adalah tujuan dan manfaat buku pedoman pemeriksaan, arti istilah-istilah, struktur organisasi SPI, langkah-langkah kerja pemeriksaan operasional secara umum, dan kertas kerja pemeriksaan.

  1. Pedoman Pelaksanaan Kegiatan Pemeriksaan Isi dari Pedoman Pelaksaaan Kegiatan Pemeriksaan ini adalah maksud penyusunan audit, pengertian dan tujuan internal auditing, perencanaan pemeriksaan, pengujuan pemeriksaan, bukti pemeriksaan, temuan hasil audit, kertas kerja pemeriksa, penyampaian hasil pemeriksaan dan tindak lanjut.
  2. Kode Etik (Standar Perilaku) SPI Bagian SPI telah menerapkan standar perilaku yang ketat dan termuat dalam Kode Etik yang ditandatangani oleh Direktur Utama dan mulai diberlakukan mulai 1 Januari 2007. Isi dari Kode etik ini adalah hal-hal yang harus dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan oleh personel SPI.

Setiap personil SPI sejak ditandatanganinya dan diberlakukannya pedoman-pedoman tersebut wajib mematuhi dan menggunakannya sebagai pedoman pelaksanaan tugas di lingkungan Perseroan.

Tugas SPI

  1. Menyusun program kegiatan dan anggaran Bagian SPI.
  2. Menyusun Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT).
  3. Mengelola penyelenggaraan pemeriksaan rutin bidang tanaman; bidang pengolahan dan instalasi, teknik umum; bidang keuangan, pemasaran, SDM, dan bidang umum seperti pengadaan, pengkajian, secretariat dan kegiatan umum lainnya.
  4. Melaksanakan pemeriksaan khusus sesuai dengan kebutuhan.
  5. Melaksanakan pemeriksaan penerapan manajemen risiko di Perseroan.
  6. Menyajikan laporan hasil pemeriksaan (LHP) rutin dan Pemeriksaan khusus.
  7. Memonitor pelaksanaan tindak lanjut hasil pemeriksaan.
  8. Mengadakan evaluasi dan penyempurnaan terhadap sistem dan prosedur pengawasan internal.
    1. Membuat laporan berkala kegiatan Bagian SPI.

 

Wewenang

Di dalam menjalankan tugasnya, SPI memiliki wewenang (otoritas) sebagaimana termuat di dalam Audit Charter SPI tanggal 02 April 2012  yaitu :

  1.                    a.            Menyusun dan mengembangkan sistem, pedoman, perencanaan dan program kerja tahunan audit internal sesuai dengan Standar dan Kode Etik yang berlaku.
    1.                   b.            Menyusun dan mengubah kebijakan dan prosedur audit internal serta ruang lingkup pekerjaan audit sesuai dengan perubahan lingkungan eksternal/ internal dan kebutuhan audit internal.
    2.                    c.            Menyusun rencana kerja audit tahunan (annual audit plan) termasuk anggarannya.  Dalam proses penyusunan rencana kerja audit tahunan (PKPT) berkoordinasi dengan Komite Audit Perusahaan.
    3.                   d.            Melaksanakan rencana kerja audit tahunan yang telah disepakati, termasuk penugasan khusus dari Direktur Utama.
    4.                    e.            Mengembangkan kompetensi dan kinerja personil SPI.
    5.                    f.            Meningkatkan peran SPI sebagai evaluator, katalisator, dan konsultan internal perusahaan, antara lain memberi masukan kepada manajemen mengenai pengelolaan risiko (risk management), pengendalian internal (internal control) dan proses governance.
    6.                    g.            Mengakses seluruh sumberdaya perusahaan (data, informasi, dokumen, catatan, personil, dan lain-lain) di unit-unit kerja perusahaan untuk melaksanakan tugas auditnya.
    7.                   h.            Meminta saran dan pendapat dari pihak ketiga atau tenaga ahli jika diperlukan dalam pelaksanaan tugasnya.
    8.                     i.            Melakukan konsultasi dengan Direktur Utama, dan berkoordinasi dengan Dewan Komisaris melalui Komite Audit.

 

Persyaratan Jabatan Kepala Bagian SPI

Persyaratan formal

Karyawan yang dapat diangkat sebagai Sekretaris Perusahaan adalah karyawan Strata 6 dengan golongan minimal IV C, mempunyai pendidikan Sarjana S1, dan telah mengikuti Kursus Manajemen Perkebunan (KMP) dan Pelatihan Auditor Internal serta telah mempunyai pengalaman sebagai Kepala Bagian di Kantor Pusat/Manajer/Kepala Unit.

Persyaratan Materiil

-          Memiliki kemampuan membangun hubungan (relationship building) dan berpikir konseptuan (Conceptual Thingking)

-          Mampu berpikir analitis (analitic thinking)

-          Ber-orientasi Pelayanan pada Pelanggan (customer service orientation)

-          Mempunyai keahlian (expertise)

-          Mampu untuk mencari informasi (information seeking)

 

Struktur SPI

Kepala Bagian SPI bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama dan membawahi empat orang Kepala Urusan yaitu Kepala Urusan Pengawasan Bidang Tanaman, Kepala Urusan Pengawasan Bidang Teknik/Pengolahan, Kepala Urusan Pengawasan Bidang Teknik Umum serta Kepala Urusan Pengawasan Bidang Keuangan, Pemasaran dan SDM/Umum.

Kualifikasi SPI

Kepala Bagian SPI yang menjabat saat ini mulai menduduki posisinya sejak 1 September 2011 dan sedang dalam proses Sertikasi sebagai Quaified Internal Audit. Dua orang Kepala Urusan telah memiliki Sertifikat sebagai Qualified Internal Audit sedangkan Dua orang lainnya sedang dalam proses Sertifikasi sebagai Qualified Internal Audit. Dua orang Asisten Urusan Pengawasan telah memiliki sertifikat Qualified Internal Audit, sedangkan Asisten Urusan lainnya sedang dalam proses Sertifikasi sebagai Qualified Internal Audit.

Kepala Bagian, Kepala Urusan dan Asisten Urusan Pengawasan memiliki latar belakang pendidikan yang berbeda beda terdiri dari Strata 1 dan D3 bidang Pertanian, Ekonomi dan Teknik. Dalam menjalankan tugasnya, juga dibantu oleh Karyawan sebanyak 8 orang, dengan latar belakang pendidikan S1 sebanyak 2 orang, D3 sebanyak 2 orang dan SMU sebanyak 4 orang.

 

Pengembangan Kompetensi Auditor

Secara bergilir personel SPI diberikan pendidikan dan pelatihan berupa kursus jabatan, kursus audit, seminar dan workshop yang dilakukan secara berkesinambungan untuk meningkatkan kompetensi dan kemampuan dalam fungsinya sebagai auditor intern.